Mengenal Sistem HRIS online Online dan Peran Pentingnya di Perusahaan

Apa itu HRIS? Sistem HRIS online (Human Resources Information System) atau dalam Bahasa Indonesia dikenal sebagai SISDM (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia) adalah teknologi yang mempermudah pengelolaan karyawan. Sistem ini menyediakan berbagai fitur yang mampu meningkatkan efisiensi proses administrasi HR.

Di tahun 2021 ini, sistem HRIS online sudah semakin populer. Seiring dengan perkembangan teknologi saat ini sudah semakin banyak perusahaan yang melakukan transformasi digital. Jika sampai saat ini perusahaan Anda masih belum melakukannya, mungkin bisnis Anda akan kehilangan berbagai peluang untuk bisa mendapatkan keuntungan yang jauh lebih besar.

Seperti yang sudah diketahui banyak orang, HRD merupakan salah satu departemen yang memiliki peran penting dalam menjaga produktivitas karyawan di sebuah perusahaan. Dengan menyediakan sistem, teknologi, atau tools yang tepat, maka tim HRD dapat bekerja dengan optimal dalam melaksanakan tugas tersebut sehingga turut menjaga produktivitas perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itulah sistem HRIS online ini diperlukan.

Jadi, apa itu HRIS? Berikut kami sajikan penjelasan selengkapnya untuk Anda.

Apa Itu HRIS?

Pengertian HRIS adalah sistem yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data karyawan di sebuah perusahaan. Jadi, secara garis besar fungsi HRIS digunakan untuk mengelola data karyawan mulai dari nama, ID, alamat, jaminan sosial, dan lain-lain.

Selain itu, sistem HRIS online juga menyediakan beragam fungsionalitas untuk meningkatkan efisiensi proses administrasi HR. Contohnya seperti untuk mencatat daftar kehadiran, membantu proses rekrutmen, manajemen kinerja, mengelola gaji, pengajuan cuti, dan masih banyak lagi. Oleh karena itulah, sistem HRIS online ini sering disebut sebagai database informasi karyawan yang cerdas.

Untuk menggunakan sistem ini, HRIS tersedia dalam bentuk on premise atau cloud. Saat perusahaan menggunakan HRIS on premise maka data-data karyawan akan tersimpan di dalam database dan server yang dikelola oleh perusahaan itu sendiri. Namun jika perusahaan memilih menggunakan HRIS cloud maka data tersimpan di dalam pusat data server provider aplikasi HRIS tersebut.

Meskipun demikian, sebagian besar perusahaan saat ini cenderung lebih memilih HRIS online berbasis cloud karena dinilai jauh lebih praktis. Data di dalam aplikasi HRIS dapat diakses oleh pengguna dari manapun dan kapanpun selama perangkat terhubung dengan jaringan internet. Selain itu, HRIS berbasis cloud juga lebih hemat karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan banyak biaya untuk memasang additional hardware maupun software di dalam perusahaan mereka.

Fungsi Sistem HRIS online di Perusahaan

Saat ini sistem HRIS online dapat berbentuk aplikasi berbasis web atau seluler. Masing-masing vendor pengembangan aplikasi HRIS menyediakan fitur-fitur yang berbeda. Untuk bisa lebih memahami apa itu HRIS, berikut adalah fungsi sistem HRIS online secara general:

1. Membantu proses rekrutmen

Applicant Tracking System merupakan salah satu fitur yang tersedia di dalam sistem HRIS online untuk mempermudah proses rekrutmen di perusahaan. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk dapat mengumpulkan informasi, mengatur kandidat berdasarkan pengalaman dan keahlian yang dimiliki, serta menyaring kandidat yang berkualitas.

Seperti yang kita ketahui, saat lowongan pekerjaan di posting, sering kali perusahaan mendapatkan resume dari pelamar yang tidak sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Oleh karena itulah fitur ATS ini dipergunakan. Sistem ATS dapat menyeleksi lamaran dan menghapus daftar kandidat yang jelas-jelas tidak memenuhi syarat. Dengan demikian, tim HRD akan memperoleh data kandidat yang relevan untuk dapat segera diproses ke tahap interview atau tahap berikutnya.

2. Membantu proses penggajian (Payroll)

Payroll adalah fitur yang disediakan di dalam sistem HRIS online untuk mengotomatiskan proses penggajian karyawan. Fitur ini biasanya akan diintegrasikan dengan fitur HRIS yang lain seperti sistem pelacakan cuti dan kehadiran, Employee self-service, atau fitur lain untuk melacak jam kerja karyawan, menghitung gaji, menghitung pajak dan pemotongan, mencetak slip gaji, dll. Dengan menggunakan sistem HRIS online, tim HRD dapat menghemat banyak waktu dalam mengelola proses penggajian atau pemberian tunjangan kepada karyawan.

3. Manajemen waktu dan kehadiran karyawan

Fungsi HRIS selanjutnya adalah untuk mengelola waktu dan daftar kehadiran karyawan. Tim HRD seringkali merasa kewalahan ketika harus mengurus tugas-tugas administrasi seperti mencatat daftar kehadiran, menghitung total jam kerja, serta mengelola cuti karyawan. Untungnya aplikasi HRIS menyediakan fungsionalitas yang mampu mengelola berbagai tugas tersebut dengan mudah.

Sistem atau aplikasi HRIS Indonesia pada umumnya menyediakan fungsi absensi online yang dapat dipergunakan oleh karyawan untuk melakukan absensi secara digital. Sistem ini akan mencatat jam absensi dan menghitung total jam kerja harian karyawan. Data tersebut kemudian akan dikirimkan ke dalam database pusat untuk dicek oleh tim HRD. Dari informasi tersebut, tim HRD bisa lebih mudah melacak siapa saja yang datang tepat waktu atau terlambat.

Aplikasi HRIS juga dapat digunakan oleh karyawan untuk mengajukan cuti secara digital. Selain itu, kuota cuti karyawan juga akan terupdate secara otomatis melalui aplikasi HRIS. Jadi, tim HRD tidak akan lagi mengelola cuti menggunakan dokumen kertas.

4. Manajemen kinerja karyawan

Perlu Anda ketahui HRIS dibangun dengan berbagai fitur yang memungkinkan suatu perusahaan untuk bisa memantau kinerja karyawannya. Dari sistem ini, perusahaan dapat melacak tingkat kedisiplinan karyawan, melihat kemampuan karyawan dalam mengelola jam kerjanya untuk menyelesaikan tugas, mengetahui pola kerja karyawan, serta aktivitas yang mereka lakukan selama jam bekerja. Data-data tersebut pada akhirnya akan berguna dalam penilaian kinerja karyawan.

Selain itu, beberapa aplikasi HRIS juga menyediakan fitur task management yang dapat memudahkan tim HRD atau tim leader dalam proses delegasi tugas. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengelola tugas secara lebih efektif dan efisien.

5. Menyediakan Employee Self-Service

Sebagian besar sistem HRIS online menyediakan fitur Employee Self Service yaitu fitur yang memungkinkan karyawan untuk dapat menangani berbagai tugas HRD paling dasar seperti mengakses / mengubah dokumen karyawan. Jadi, melalui fitur ESS ini, karyawan dapat melihat total jam kerja harian mereka, melihat kuota cuti yang tersisa, mengetahui jadwal shift, meminta koreksi terkait data kehadiran, dan lain-lain.

Dengan hadirnya layanan mandiri seperti ESS ini, tim HRD dapat semakin terbantu untuk melakukan tugas-tugas lain yang lebih krusial di perusahaan. Di sisi lain, karyawan juga merasa bahwa perusahaan memberikan transparansi dengan lebih baik, karena apliakasi HRIS memungkinkan mereka untuk melihat data terkait kinerja atau performa mereka di perusahaan.

Kesimpulan

Itu dia penjelasan yang dapat kami sampaikan mengenai apa itu HRIS. Di era serba digital seperti saat ini, banyak perusahaan di Indonesia yang mulai mengadaptasi penggunaan teknologi untuk mengelola karyawannya. Salah satu teknologi tersebut adalah sistem HRIS online. Dengan berbagai fitur yang ditawarkan di dalamnya, perusahaan atau tim HRD akan banyak terbantu untuk proses pengelolaan karyawan yang lebih efektif dan efisien.

Jika perusahaan Anda tertarik untuk menggunakan sistem ini, Anda dapat menggunakan aplikasi Mekari. Aplikasi ini sudah terbukti membantu banyak perusahaan di Indonesia untuk menangani berbagai tugas HRD.

Mekari adalah Perusahaan Software-as-a-Service (SaaS) terdepan yang menyediakan solusi automasi bisnis berbasis cloud untuk mendukung perkembangan beragam bisnis di Indonesia, dari kecil sampai besar, melalui penggunaan teknologi.

Mekari hadir sebagai solusi automasi berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas berbagai operasional bisnis, seperti pengelolaan HR, akuntansi, perpajakan, benefits, komunikasi, dan customer relations. Saat ini Mekari telah dipercaya oleh 35,000+ di lebih dari 20 kota dengan jumlah pengguna 450,000+

Dengan produk dan solusi teknologi yang ditawarkan oleh Mekari kini telah menjadi pilihan bagi puluhan ribu perusahaan yang membutuhkan solusi pengelolaan SDM dan finansial berbasis komputasi awan, dengan mayoritas penggunannya berasal dari sektor UMKM.