5 Cara Menghindari Masalah yang Sering Muncul Pada Manajemen Inventory

Setiap bisnis memiliki keunikan dan tantangannya masing-masing. Saat ini, manajemen inventory merupakan unsur penting bagi kelangsungan suatu organisasi. Mengetahui tantangan yang dihadapi akan membantu bisnis menjadi perencana yang lebih strategis dan menghindari masalah manajemen inventaris yang paling umum. Jika bisnis tidak memiliki kendali yang baik atas inventaris, selalu ada kemungkinan mengalami kerugian. Penting untuk berinvestasi pada program inventory barang yang baik.

Berikut ini adalah beberapa cara agar terhindar dari masalah dengan program inventory barang:

1. Kerusakan inventaris

Jika Anda menangani barang dengan tanggal kedaluwarsa, seperti makanan atau bahkan kosmetik, barang tersebut jika tidak dijual tepat waktu dan tidak dapat terpakai jika sudah menjadi busuk. Produk rusak berarti investasi bersama dengan potensi keuntungan Anda akan sia-sia.

Sistem manajemen persediaan yang solid merupakan perlindungan utama terhadap pembusukan stock. Anda akan memiliki akses ke data waktu nyata untuk mengetahui siklus hidup produk Anda, dan pekerja gudang dapat mengatur item untuk memastikan produk lama terjual terlebih dahulu.

2. Dead stock (stok mati)

Tanggal kadaluarsa bukan satu-satunya tanda kerusakan. Dead stock adalah barang-barang yang tidak dapat dijual karena sejumlah alasan lain, misalnya produk sudah ketinggalan zaman atau menjadi tidak relevan lagi. Seringkali suatu inventaris dinyatakan ‘mati’ setelah disimpan di rak selama dua belas bulan dan tidak ada permintaan pasar lagi. Hal ini biasanya ditentukan melalui laporan penjualan selama jangka waktu tertentu.

Umumnya, stok mati terjadi karena peramalan yang tidak akurat. Sistem manajemen inventaris efisien akan memberikan kebutuhan akan pengetahuan untuk memesan jumlah yang tepat. Laporan penjualan dapat membantu dalam mengenali apakah suatu barang adalah bobot mati sebelum Anda membelinya.

3. Biaya penyimpanan yang berlebih

Biaya pergudangan dapat berubah berdasarkan seberapa banyak inventory yang tersimpan selama musim tertentu. Ketika toko Anda memiliki terlalu banyak produk sekaligus atau berakhir dengan sulitnya menjual produk, biaya penyimpanan juga akan naik.

Sistem manajemen inventaris dapat membantu memperkirakan barang apa yang terjual dan tidak, serta berapa banyak yang akan terjual. Perkiraan akurat ini membantu Anda membuat keputusan pembelian yang lebih tepat, menghindari biaya penyimpanan yang tinggi, dan menghemat anggaran bisnis.

4. Visibilitas inventaris yang tidak lengkap

Pengetahuan tentang rantai pasokan Anda memiliki dampak langsung pada cara mengontrol inventaris, mulai dari vendor hingga pelanggan. Penting untuk mengetahui tingkat persediaan real-time Anda untuk menghindari masalah yang signifikan, seperti kehabisan stok.

Memiliki visibilitas penuh pada inventaris setiap saat akan memastikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh pada kondisi stok. Ini bisa menjadi tugas yang rumit terutama jika berjalan secara manual, beralihlah ke sistem manajemen inventaris otomatis akan membantu melihat gambaran yang lebih besar tentang stok Anda.

5. Inefisiensi operasional

Prosedur operasi standar akan mempengaruhi efisiensi bisnis. Banyak prosedur yang ada karena memang begitulah caranya. Masalah dengan ini adalah bahwa prosedur itu tidak pernah merencanakan atau bagian dari strategi umum. Lebih mungkin, itu adalah reaksi terhadap suatu situasi.

Untuk memanfaatkan waktu karyawan Anda sepenuhnya, Anda perlu meninjau kembali prosedur harian mereka dan menemukan area di mana Anda dapat meningkatkan produktivitas mereka. Plus, setiap inci ruang gudang yang tidak terpakai menghabiskan uang Anda. Untuk mengatasi inefisiensi, Anda perlu berpikir dan merencanakan secara strategis.

Sistem manajemen inventaris menawarkan kontrol stok yang akurat, manajemen bahan baku, dan fitur canggih lainnya untuk memastikan Anda selalu mendapat pandangan menyeluruh terhadap inventaris Anda. Dengan program inventory barang, Anda tidak perlu menebak-nebak kapan dan berapa banyak inventory yang harus dipesan ulang. Melalui penggunaan sistem yang mudah, Anda dapat mengendalikan bisnis dan membuat pelanggan senang.

Keuntungan Memakai Sistem Manajemen Stok

1. Inventory Balance (Kontrol Persediaan)

Manajemen persediaan yang baik adalah manajemen yang dapat membantu Anda mencari tahu berapa persediaan yang Anda butuhkan dalam waktu tertentu. Hal ini akan meminimalisir kekurangan atau kelebihan produk, sistem manajemen persediaan ini juga akan sangat membantu Anda untuk tetap dalam puncak performa bisnis.

2. Inventory Turnover (Perputaran Stok yang Sehat)

Pernah khawatir tentang persediaan Anda menjadi usang/rusak sehingga tidak dapat menjualnya? Perputaran persediaan bisnis sangat penting dalam mencapai hasil maksimal dari modal kerja yang Anda miliki.

3. Repeat Customers (Pelanggan Tetap)

Pelanggan tetap (repeat customers) memiliki peranan penting untuk pertumbuhan dan keberlangsungan usaha. Kemampuan untuk selalu memiliki apa yang pelanggan Anda butuhkan adalah penting untuk setiap bisnis.

4. Inventory Orders (Pesanan Stok)

Pelacakan yang lebih baik terkait berapa jumlah inventaris yang memiliki dalam waktu tertentu, akan memberikan Anda kebebasan untuk mengetahui kapan dan berapa untuk memesannya.

5. Time Saving (Hemat Waktu)

Membandingkan dengan teknik manual yang rentan karena kesalahan pengguna, pelacakan stok dengan sistem akan lebih menghemat waktu Anda sehingga menjadi lebih efektif.

Bagaimana Integrasi dengan Sistem Akuntansi Membuat Bisnis Lebih Baik dalam Mengatasi Pembukuan

Secara garis besar, sistem program inventory barang harus dapat memantau persediaan dengan lebih baik dan memberikan akses data kepada orang-orang yang berkepentingan, serta pembukuan inventaris yang rinci untuk tiap kegiatan bisnis.

Hal ini juga beguna untuk memberikan rekap histori yang akurat dari pergerakan persediaan dan penjualan dalam bisnis Anda.

Untuk efektivitas maksimum, solusi terpadu yang real-time, fleksibel, dan transparan sangat membutuhkan. Pengguna tidak punya waktu untuk berpikir tentang integrasi, mereka hanya ingin bekerja!

Hal ini dapat menjadi masalah ketika sistem persediaan dan sistem akuntansi mengintegrasikan. Hal ini akan sangat membebani database (pelanggan, vendor, rekening, persediaan, riwayat transaksi, dll).

Umumnya pebisnis hanya ingin kerja, kerja, dan kerja, sehingga kadang melupakan hal penting lain yang dapat membantu pekerjaan jadi lebih cepat dan tepat, yaitu integrasi sistem.

Hal ini akan menjadi masalah ketika sistem persediaan dan sistem akuntansi yang diintegrasikan tidak memiliki pondasi sistem yang baik, untuk itu diperlukan solusi terpadu secara real-time, fleksibel dan transparan.

Jurnal adalah aplikasi akuntansi online yang memiliki sistem untuk memonitor arus keluar masuk produk secara akurat, pengelolaan persediaan barang, hingga pembukuan inventaris yang modern dan mudah digunakan. Anda dapat mengawasi atau mengeluarkan laporan produk kapanpun dan dimanapun dengan aplikasi pembukuan usaha dari Jurnal.

Laporan inilah yang akan memberikan pertimbangan (decision) kapan Anda harus membuat pemesanan baru. Sehingga kendali bisnis berada di tangan Anda sepenuhnya, dari hulu ke hilir, dari A sampai Z, Anda dapat segera mengetahui problem dan memberikan solusi bisnis dengan tepat.

Selain itu, Jurnal juga memiliki banyak fitur didalamnya seperti:

  • Fitur pembelian di mana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.
  • Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis.
  • Cash link.
  • Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.
  • Manajemen Stok

Dengan menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengakses data secara realtime, kapan pun dan di mana pun. Nikmati kesempatan free trial aplikasi catatan keuangan Jurnal selama 14 hari.